Career
Mitarbeiter Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
Ort
100% remote
Typ
Teilzeit | Vollzeit
Abteilung
Business Operations
Job-ID
1014
Über Structura
Structura ist ein spezialisiertes Unternehmen für digitale Lösungen im Architekturbereich. Wir planen, betreiben und betreuen IT- und Cloud-Systeme, die Architektur- und Planungsbüros eine sichere, strukturierte und effiziente Projektorganisation ermöglichen. Als remote-first Team arbeiten wir mit flachen Hierarchien, klaren Verantwortlichkeiten und einem hohen Anspruch an Qualität. Unser Ziel ist es, Architekturbüros langfristig bei der Digitalisierung ihrer Planungspraxis zu begleiten – verlässlich, strukturiert und praxisnah.
Deine Rolle
Als Mitarbeiter Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) unterstützt du die Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Themen des Tagesgeschäfts. Du sorgst dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren, Informationen strukturiert vorliegen und unsere Kunden und Partner zuverlässig betreut werden.
Du bist organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Kunden, Partnern und internen Teams und trägst maßgeblich dazu bei, dass wir strukturiert, professionell und effizient arbeiten können.
Deine Aufgaben
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und internen Abstimmungen
• Vorbereitung, Pflege und Versand von Angeboten, Verträgen und Rechnungen
• Kommunikation mit Kunden, Partnern und Dienstleistern bei organisatorischen Rückfragen
• Unterstützung im Bewerbermanagement und bei der Vorbereitung von Onboardings
• Vorbereitung und Strukturierung von Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung
• Pflege und Strukturierung von internen Dokumentationen, Checklisten und Prozessen
• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten
Vergütung
Wir bieten eine faire, marktgerechte Vergütung in Form eines festen Gehalts, das individuell und transparent im Rahmen des Bewerbungsprozesses vereinbart wird. Dabei berücksichtigen wir Qualifikation, Erfahrung, Verantwortungsumfang und den geplanten Einsatzbereich. Ziel ist eine langfristige, für beide Seiten passende und verlässliche Zusammenarbeit.
Deine Qualifikation
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und Sorgfalt
• Freundliche, klare und professionelle Kommunikation – schriftlich und telefonisch
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (E-Mail, Kalender, Dokumente, CRM von Vorteil)
• Freude daran, Ordnung, Struktur und Effizienz zu schaffen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Erste Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz, Office Management, Administration) von Vorteil
Deine Arbeitsumgebung
• 100 % remote möglich
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Aufgaben
• Klare Prozesse, strukturierte Abläufe & Checklisten
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Langfristige Zusammenarbeit
Interessiert?
Wenn du gerne strukturiert arbeitest, Verantwortung übernimmst und Teil eines wachsenden Unternehmens werden möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Sende uns deine Bewerbung per E-Mail an: karriere@struct-ura.de