Career

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Modell

Hybrid

Art

Teilzeit | Vollzeit

Abteilung

Business Operations

Job-ID

1014

Über Structura

Structura entwickelt und betreibt digitale Infrastrukturen für Architektur- und Planungsbüros. Unsere Systeme organisieren Planungsprozesse strukturiert, sicher und skalierbar – orientiert an der Logik architektonischer Arbeit statt an einzelnen Softwarelösungen.

Mit klaren Verantwortlichkeiten, hoher Eigenverantwortung und einem hybriden Arbeitsmodell gestalten wir die digitale Infrastruktur einer gesamten Branche – mit dem Anspruch, langfristig verlässlicher Partner für anspruchsvolle Planungsbüros in Deutschland zu sein.

Deine Rolle

Als Mitarbeiter Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) unterstützt du die Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Themen des Tagesgeschäfts. Du sorgst dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren, Informationen strukturiert vorliegen und unsere Kunden und Partner zuverlässig betreut werden.

Du bist organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Kunden, Partnern und internen Teams und trägst maßgeblich dazu bei, dass wir strukturiert, professionell und effizient arbeiten können.

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und internen Abstimmungen

• Vorbereitung, Pflege und Versand von Angeboten, Verträgen und Rechnungen

• Kommunikation mit Kunden, Partnern und Dienstleistern bei organisatorischen Rückfragen

• Unterstützung im Bewerbermanagement und bei der Vorbereitung von Onboardings

• Vorbereitung und Strukturierung von Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung

• Pflege und Strukturierung von internen Dokumentationen, Checklisten und Prozessen

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft

• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten

Vergütung

Wir bieten eine faire, marktgerechte Vergütung in Form eines festen Gehalts, das individuell und transparent im Rahmen des Bewerbungsprozesses vereinbart wird. Dabei berücksichtigen wir Qualifikation, Erfahrung, Verantwortungsumfang und den geplanten Einsatzbereich. Ziel ist eine langfristige, für beide Seiten passende und verlässliche Zusammenarbeit.

Deine Qualifikation

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise

• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und Sorgfalt

• Freundliche, klare und professionelle Kommunikation – schriftlich und telefonisch

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (E-Mail, Kalender, Dokumente, CRM von Vorteil)

• Freude daran, Ordnung, Struktur und Effizienz zu schaffen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Erste Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz, Office Management, Administration) von Vorteil

Deine Arbeitsumgebung

• Hybrides Arbeitsmodell

• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Aufgaben

• Klare Prozesse, strukturierte Abläufe & Checklisten

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

• Langfristige Zusammenarbeit

Interessiert?

Wenn du gerne strukturiert arbeitest, Verantwortung übernimmst und Teil eines wachsenden Unternehmens werden möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Sende uns deine Bewerbung per E-Mail an: karriere@struct-ura.de