Einleitung
Viele Architektur- und Planungsbüros können heute ortsunabhängig auf ihre Projekte zugreifen. Das eigentliche Problem ist längst nicht mehr der Zugriff. Entscheidend ist, ob der Projektzusammenhang unabhängig vom Arbeitsort erhalten bleibt.
Der Ortswechsel ist selten das eigentliche Problem
Morgens wird im Büro ein Detail der Ausführungsplanung angepasst. Mittags entsteht auf der Baustelle eine Rückfrage. Am Nachmittag wird im Homeoffice eine weitere Änderung vorgenommen.
Alle Beteiligten arbeiten am selben Projekt – und trotzdem oft nicht auf derselben Entscheidungsgrundlage. Der Grund liegt nicht im Arbeitsort selbst. Er liegt darin, dass mit jedem Ortswechsel häufig unbemerkt auch das System wechselt.
Im Büro stehen sämtliche Informationen im Projektkontext zur Verfügung. Auf der Baustelle wird mit exportierten Plänen gearbeitet. Im Homeoffice liegen Dateien lokal auf dem Laptop oder in persönlichen Ablagen.
Formal handelt es sich um dasselbe Projekt. Tatsächlich entstehen mehrere Informationsräume mit unterschiedlichen Arbeitsständen.
Das eigentliche Problem sind getrennte Informationsräume
Viele Herausforderungen entstehen nicht, weil Menschen mobil arbeiten. Sie entstehen, weil Informationen ihren Zusammenhang verlieren.
Eine exportierte PDF-Datei enthält zwar den aktuellen Plan, nicht jedoch die Entscheidung, warum dieser Plan geändert wurde. Eine lokale Datei enthält den Bearbeitungsstand eines Mitarbeiters, jedoch nicht die parallel getroffenen Entscheidungen anderer Projektbeteiligter. Aufgaben, Kommentare und Planstände verteilen sich auf unterschiedliche Orte und müssen später wieder zusammengeführt werden.
Mit jedem Medienbruch entsteht zusätzlicher Koordinationsaufwand. Entscheidungen werden mehrfach erklärt, Änderungen erneut übertragen und Verantwortlichkeiten nachträglich rekonstruiert.
Nicht weil Projekte komplex sind – sondern weil der gemeinsame Projektkontext verloren geht.
Zugriff allein schafft noch keine Zusammenarbeit
Viele digitale Lösungen beheben das ursprüngliche Problem erfolgreich: Sie ermöglichen den Zugriff auf Projekte von nahezu jedem Ort und jedem Endgerät.
Damit ist jedoch lediglich die technische Erreichbarkeit gelöst.
Zusammenarbeit entsteht dadurch noch nicht automatisch. Denn solange verschiedene Dateien, Zwischenstände oder lokale Ablagen nebeneinander existieren, entstehen weiterhin unterschiedliche Wahrheiten innerhalb desselben Projekts. Jeder Beteiligte arbeitet mit den Informationen, die ihm in diesem Moment zur Verfügung stehen – nicht zwingend mit denselben Informationen.
Mobile Arbeit wird dadurch möglich, bleibt organisatorisch jedoch unterbrochen.
Entscheidend ist der Projektzusammenhang
Eine durchgängige Projektumgebung verfolgt deshalb einen anderen Ansatz. Nicht Dateien stehen im Mittelpunkt, sondern das Projekt als gemeinsamer Arbeitskontext.
Planstände, Aufgaben, Entscheidungen, Kommentare und Verantwortlichkeiten bleiben dauerhaft miteinander verbunden. Alle Beteiligten greifen unabhängig vom Arbeitsort auf dieselbe Informationsgrundlage zu. Änderungen müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen oder Geräten übertragen werden, weil sie unmittelbar dort entstehen, wo das Projekt geführt wird.
Der Wechsel zwischen Büro, Homeoffice und Baustelle verändert dadurch nicht mehr den Informationsstand, sondern lediglich den Arbeitsort.
Mobile Arbeit bedeutet Kontinuität
Genau hier setzt der Managed Cloud Workspace™ an.
Er ersetzt nicht lediglich einen lokalen Speicher durch eine Cloud. Er schafft eine gemeinsame Projektumgebung, in der Informationen ihren Zusammenhang behalten – unabhängig davon, wo gearbeitet wird.
Der Unterschied zeigt sich nicht in der Technik, sondern im Projektalltag: Entscheidungen bleiben nachvollziehbar, Aufgaben behalten ihren Bezug und alle Beteiligten arbeiten jederzeit auf derselben Grundlage.
Mobile Arbeit beginnt deshalb nicht mit dem Zugriff auf Dateien. Sie beginnt dort, wo der Projektzusammenhang den Arbeitsplatz nicht mehr verlässt.
Autor: Nadja Zinsmeister, journalistische Mitarbeiterin der Structura GbR