Managed SignFlow Engine™
für Architekturbüros
(01) Schnelle & klare Freigabeprozesse
Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Freigabeprozesse – im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Automatisierte Signatur-Workflows, rollenbasierte Freigaben und eindeutige Statusanzeigen stellen sicher, dass alle Beteiligten jederzeit wissen, wer was wann freigeben muss – ohne Rückfragen, ohne Medienbrüche.
(02) Strukturierte Signaturprozesse
Ihre Signaturprozesse sind klar, nachvollziehbar und revisionssicher organisiert. Versionierung, definierte Freigabereihenfolgen und vollständige Protokolle sorgen dafür, dass Verträge, Angebote und Genehmigungen transparent, konsistent und rechtssicher bearbeitet werden.
(03) Rechtsgültigkeit & Sicherheit
Die SignFlow Engine erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung sowie der DSGVO. Der Betrieb erfolgt in europäischen bzw. deutschen Rechenzentren. Mehrstufige Authentifizierungsverfahren und vollständige Audit-Trails gewährleisten maximale Sicherheit und rechtliche Verlässlichkeit für Ihre Freigabeprozesse.
Core Functions.
Das digitale Freigabezentrum
für Ihre Projekte
Alle Freigaben, Signaturen und Genehmigungen zentral gebündelt, projektlogisch strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.
Sequenzielle und parallele
Signatur-Workflows
Signaturen werden in festgelegter Reihenfolge oder parallel eingeholt – passend zum jeweiligen Freigabeprozess und zur Projektstruktur.
Standortunabhängige Freigaben und Signaturen
Freigaben und Unterschriften sind im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice möglich – sicher, performant und geräteunabhängig.
Signieren mit internen und
externen Beteiligten
Bauherren, Fachplaner, Behörden und Partner signieren sicher – auch ohne eigenen Systemzugang, per geschütztem Signaturlink.
Direkte Freigabe im
Dokumentenkontext
Rückfragen, Anmerkungen und Abstimmungen erfolgen direkt am Dokument – ohne Medienbruch und ohne Wechsel in externe Kommunikationskanäle.
Rechtsgültige,
revisionssichere Signaturen
Vollständig protokollierte, rechtssichere Signaturen für maximale Nachvollziehbarkeit und rechtliche Absicherung.
Revisionssichere Dokumentation
aller Schritte
Alle Aktionen, Signaturen und Änderungen werden vollständig dokumentiert – für Qualitätssicherung, Compliance und Transparenz.
Structura Academy™ – Der Arbeitsstandard
für Freigabe- & Signaturprozesse
Die Academy ist integraler Bestandteil der SignFlow Engine. Sie definiert, wie digitale Unterschriften- und Freigabeprozesse in Architektur- und Planungsbüros umgesetzt werden – nachvollziehbar, rechtssicher und unabhängig von einzelnen Personen.
Statt isolierter Signaturfunktionen steht der methodische Umgang mit Freigaben, Prüfständen und Entscheidungswegen im Mittelpunkt.
So wird die SignFlow Engine nicht nur technisch bereitgestellt, sondern organisatorisch verankert, einheitlich angewendet und dauerhaft revisionssicher betrieben.
Our Service.
(01) Einrichtung & Bereitstellung
• Einrichtung & Betrieb der hochverfügbaren Managed SignFlow Engine
• Konfiguration der Signatur- und Freigabe-Workflows
• Anbindung von Domain inklusive SSL-Zertifikat
• Einrichtung von Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsstrukturen
• Einrichtung separater Bereich für externe Signaturpartner
• Erstellung von Signaturvorlagen und Standardprozessen
• Migration bestehender Dokumente und laufender Freigabeprozesse
• Umsetzung des Datenschutz- und Sicherheitskonzepts gemäß DSGVO & eIDAS
(02) Betrieb & Support
• Laufender technischer Betrieb und Wartung der SignFlow Umgebung
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Funktionsaktualisierungen
• Überwachung aller Signatur- und Systemprozesse (Monitoring & Alerting)
• Revisionssichere Archivierung und Datensicherung
• Schneller Ticketsupport bei Fragen, Störungen oder Anpassungen
• Monatlicher Report zu Systemstatus, Nutzung und Prozesskennzahlen
• Anwenderschulungen zur sicheren und effizienten Nutzung
• Persönlicher Ansprechpartner für technische und organisatorische Themen
• Betrieb der SignFlow Engine in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (ISO 27001)
• DSGVO- und eIDAS-konforme Verarbeitung und Speicherung aller Dokumente und Signaturdaten
• 24/7 redundante Strom- und Netzversorgung der Plattform
• Tägliche Backups und revisionssichere Archivierung auf getrennten Infrastrukturen
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (SSL/TLS), Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Administration (Managed bei Structura)
• Volle Datensouveränität: keine US-Cloud, keine Mitleser, keine Datenleaks
Common Questions.
Ist die Nutzung von überall möglich?
Ja. Die SignFlow Engine ist standortunabhängig nutzbar – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Signatur- und Freigabeprozesse stehen berechtigten Nutzern jederzeit sicher zur Verfügung. Voraussetzung ist lediglich eine stabile Internetverbindung.
Ist die Einbindung externer Partner möglich?
Ja. Dokumente können sicher zur Signatur oder Freigabe an externe Partner gesendet werden. Zugriffe sind zeitlich begrenzt, passwortgeschützt und rollenbasiert steuerbar. Alle Schritte werden revisionssicher protokolliert.
Werden Signaturen revisionssicher archiviert?
Ja. Alle Signatur- und Freigabeprozesse werden automatisch protokolliert und revisionssicher archiviert. Status, Zeitpunkte und Beteiligte bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Welches Signaturverfahren wird verwendet (eIDAS)?
Die SignFlow Engine unterstützt elektronische Signaturen gemäß der EU-Verordnung eIDAS – von einfachen über fortgeschrittene bis hin zu qualifizierten elektronischen Signaturen mit höchster Beweiskraft.
Wie sicher sind meine Dokumente und Signaturen?
Alle Daten werden DSGVO- und eIDAS-konform in zertifizierten deutschen Rechenzentren verarbeitet. Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Backups gewährleisten maximale Sicherheit.
Können bestehende Dokumente integriert werden?
Ja. Bestehende Verträge, Vorlagen und Dokumente können vollständig übernommen und nahtlos in die digitalen Signaturprozesse integriert werden – ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs.